Väčšina podnikateľov sa hlási k filozofii: „Ak chceš mať niečo urobené správne, musíš to urobiť sám.“ Táto mantra prijímaná mnohými majiteľmi malých podnikov ako fakt je pravdivá len z polovice. Ak chcete mať niečo urobené správne raz a nie ste časovo obmedzení, potom je naozaj najrýchlejším spôsobom urobiť si to sám. Ak však chcete mať niečo urobené správne opakovane, dennodenne celé dni a nemáte čas na 10 zamestnaní na plný úväzok, nemôžete to urobiť sami.
Toto je ďalší ČLÁNOK NAŠHO NOVÉHO PROJEKTU S NÁZVOM MotivacnyWeb.sk, ktorý je zatiaľ pre Vás Prístupný Na Facebooku
Aby bolo urobené všetko, čo vaša spoločnosť potrebuje, musíte presunúť procedurálne znalosti, zásady rozhodovania sa a harmonogram činností z vašej hlavy na vašich zamestnancov.
Tu je, ako to urobiť:
1. Zdokumentujte proces. Každý druh práce v biznise sa riadi postupom. Existuje postup ako čo najlepšie odpovedať na telefóny. Existuje postup ako dopraviť produkt.
Vo väčšine malých podnikov znalosť o tom, ako všetko urobiť, je držaná v hlave podnikateľa. V situáciách, kde zamestnancom chýbajú znalosti, budú zamestnanci buď hádať, čo je potrebné urobiť, alebo vás budú permanentne bombardovať otázkami, ktorých zodpovedanie vám zaberie viac času, než keby ste ich vyriešili sami.
Aby ste vyriešili túto dilemu, spíšte krok za krokom postupy ako splniť bežne vykonávané úlohy vo vašom podniku. Sú tri spôsoby, ako to urobiť:
1. Napíšte procedurálny manuál popisujúci ako splniť úlohu.
2. Vytvorte kontrolný zoznam popisujúci jednotlivé kroky – predpokladáme, že zamestnanci už majú zručnosť urobiť každý jeden krok, ale často na niektoré zabudnú alebo ich vynechajú.
3. Natočte video ako vykonávate úlohu na svoj smartfón, zreteľne vysvetlite, čo robíte a prečo to robíte.
Nabudúce keď zadáte zamestnancovi konkrétnu úlohu, len mu dajte manuál, kontrolný zoznam a video s inštrukciami.
2. Spíšte zásady pre tvorbu rozhodnutí. Vo väčšine malých podnikov sa vás zamestnanci budú pýtať „Čo chcete urobiť?“. Ako podnikateľ robíte veľké aj malé rozhodnutia počas celého dňa. Aby ste sa pri budovaní biznisu sami nezbláznili, nestačí len delegovať úlohy iným. Musíte delegovať tiež rozhodnutia. Kľúčom k tomu, aby ste iných primäli robiť dobré rozhodnutia, je poskytnúť im implicitné inštrukcie pre rozhodovanie sa, ktoré osobne používate.
Keď sa vás zamestnanec pýta „Čo chcete robiť s touto situáciou?“, bez toho, aby ste si to uvedomili, dospejete k rozhodnutiu cez súbor rozhodovacích kritérií. Ak sa chcete vymaniť z týchto rozhodnutí, spíšte rozhodovacie kritériá, ktoré zvyčajne implicitne používate a dajte tento zoznam ostatným.
Napríklad v mojej spoločnosti personál používa tri kritériá, na základe ktorých robí rozhodnutia týkajúce sa zákazníckeho servisu a ktoré ešte nie sú zdokumentované v našich postupoch:
1. Chráni toto rozhodnutia našu reputáciu?
2. Pomáha toto rozhodnutie zákazníkovi?
3. Stojí implementácia tohto rozhodnutia menej ako 500 dolárov?
Ak je odpoveď na všetky otázky kladná, pracovník sa môže rozhodnúť sám bez toho, aby sa ma musel najprv spýtať. Ak rozhodnutie bude stáť viac ako 500 ale menej ako 1000 dolárov, stále sa môže rozhodnúť sám, ale očakáva sa, že mi to potom ohlási. Ak sú náklady vyššie ako 1000 dolárov, musí sa ma najprv spýtať.
Doposiaľ urobil personál rovnaké rozhodnutia, aké by som bol urobil ja, v 98% prípadov. A čo je najlepšie, na prediskutovanie týchto rozhodnutí nebolo treba prakticky žiadne stretnutia, telefonáty či emaily.
3. Vytvorte harmonogram. Aby ste sa uistili, že správne veci budú urobené správnym spôsobom a v správnom čase, potrebujete nasledovať tento posledný krok: vytvorenie časového plánu. Vytvorte zoznam denných, týždenných, mesačných a štvrťročným úloh, ktoré potrebujú byť hotové pre každú funkciu vo vašej spoločnosti. Pri zložitejších úlohách sa odvolajte, kde môžu pracovníci nájsť procedurálny manuál, kontrolný zoznam a video s inštruktážou, ktoré vysvetlia, ako úlohu splniť.
Nasledujte tieto tri kroky a úlohy budú splnené, rozhodnutia urobené a veci hotové načas s len minimálnym zapojením sa, z vašej strany.
Preložila: Daniela Potočňáková
Ak by niekoho bavili preklady podobných článkov “Komunitného Motivačného projektu”, nech sa Nám prosím ozve na Facebook do správy
Zdroj: Udemy
Facebook komentár