4 jednoduché kroky k tomu aby ste už nikdy nemuseli sedieť na nezmyselných mítingoch

Ak sú mítingy robené zle, ľahko sa môžu stať najväčšou stratou času vášho dňa- či už narúšajú vašu prácu a produktivitu, alebo ešte viac komplikujú už aj tak hektické plány a projekty vášho tímu.

Na boj s únavou na mítingoch a v záujme udržať zasadnutia také krátke a produktívne ako je len možné, prinášam vám niekoľko tipov ako udržať stretnutia na tej správnej ceste.

( Toto je ďalší ČLÁNOK NAŠHO NOVÉHO PROJEKTU S NÁZVOM MotivacnyWeb.sk, ktorý je zatiaľ pre Vás Prístupný Na Facebooku )

1. Opýtajte sa sami seba, či je to nutné.

Prvým krokom k úspešným mítingom je spýtať sa samých seba jednu vec: Je to dôležité? Inými slovami- je tento míting naozaj nevyhnutný? Tento prvý krok je kritický a závisí od neho aj zvyšok procesu. Nie je to vždy také jednoduché ako to znie, častokrát môže byť lákavé myslieť si , že stretnutie je potrebné, hlavne ak nepoznáte odpoveď na nejaký problém, keď cítite potrebu podeliť sa o myšlienku alebo ak sa domnievate, že aj ostatní  by sa mali zapojiť.

Vyzvite preto samých seba a popremýšľajte o tom čo je potrebné a kto je nevyhnutný na to aby sa to udialo. Ak prestanete myslieť na dlhodobé ciele, najčastejšie si uvedomíte, že jedno stretnutie vám nepomôže dosiahnuť tieto ciele.

2. Pripravte si program a držte sa ho

Po tom čo ste zistili, že váš míting je nevyhnutný,  ďalším krokom je vytvoriť zmysluplný program. Zamerajte sa na hmotný konečný cieľ a pri plánovaní programu pracujte spätne. Každá jedna časť by vás mala posunúť o krok bližšie ku konečnému cieľu, a ak tomu tak nie je, je pravdepodobné, že na stretnutí sa budete rozptyľovať alebo strácať čas na  nepodstatné  veci. Držte sa vy ,ale aj ostatní, nejakého solídneho plánu. Žiadny plán= žiadny míting.

Úspešná agenda by mala každému účastnkovi okamžite ukázať, či bude na stretnutí potrebný alebo nie. Niekoľko rád:

• Program by mal vdžy poukazovať na “ďalší krok
• Rozošlite agendu aspoň v 24 hodinovom predstihu a motivujte svoj tím aby k nemu niečo pridali.
• Nechajte svojim ľuďom možnosť a flexibilitu aby sa neukázali v prípade ak si nemyslia, že sú na stretnutí potrební.

3. Všimnite si keď sa ľudia “odhlásia”

Je veľmi ľahké vidieť keď sa niekto na mítingu “odhlási” -kontroluje si telefón alebo kreslí. Všimnite si to a upozornite na to. Majte však na pamäti, že to robia z nejakého dôvodu a pravdepodobne to ani nie je ich vina- téma sa na nich nemusí vzťahovať alebo mitíng zišiel z plánovaného programu.Zamestnanci by mali možnosť odísť v prípade ,že si nemyslia, že stretnutie je pre  nich dôležité.

Tu je návod ako sa držať programu a udržať si pozornosť ľudí počas celého mítingu:

• Začnite na čas a skončite na čas. Vyzerá to jednoducho no častokrát to tak nie je.
• Zhrňte kľúčové body na konci každého stretnutia a rozošlite ich mailom s menom osoby vedľa každej plánovanej činnosti.
• Končite otázkou “Bolo to prínosné?” a opýtajte sa čo ešte môžte urobiť lepšie. Možete získať veľa ak budete podporovať svoj tím, aby aj oni rozmýšľali ako by mal vyzerať formát mítingov a ako ho zlepšit.

4. Vytvorte zábavné a produktívne stretnutia jeden na jedného (s pivom ako voliteľným príslušenstvom)

Ja mám napríklad každý týždeň voliteľné stretnutia jeden na jedného s mojim celým tímom. Toto je príležitosť pre nich stráviť so mnou čas, ak to potrebujú.  Pre mňa je však veľmi dôležité dbať na to aby tieto neformálne stretnutia boli zábané, ale aj produktívne. Napríklad- každé piatkové popoludnie mám v kalendári zapísané “Pivo s Martou”, kde sa stretnem s mojou výkonnou asistentkou na drink, a prejdeme si všetko čo nás čaká nasledujúci týždeň.

Prechádzky sú taktiež skvelou zmenou k normálnemu sedeniu v konferenčnej miestnosti.  Ako spolosčnosť trávime príliš veľa času sedením,zhbrený nad našími stolmi, takže toto je skvelou možnosťou ako splniť príjemné s užitočným. Raz za týždeň sa stratávam s mojou marektingovou riaditeľkou na stretnutie ktoré volám “Smoothie s Mitchell”. Prejdeme sa spolu do kaviarne po smoothie, a ten čas ktorý strávime chôdzou tam a späť je dosť na to aby sme sa mohli porozprávať. Takéto mítingy taktiež zvyknú byť produktívnejšie. Zdá sa ,že chôdza stimuluje kreativitu a prirodzený dialóg. Aj Steve Jobs alebo Mark Zuckerberg sú známymi zástancami takýchto stretnutí.

Na koniec, stretnutia sú nevyhnutnou súčasťou prevádzky úspešnej spoločnosti- aby sme pokročili, musíme mať s ľuďmi osobný kontakt. Avšak nikto nechce mrhať svojim časom a tak sa sami snažte vyťažiť čo najviac z mítingov a času iných ľudí tým, že prehodnotíte svoj prístup k cieľom, forme a štýle akým ich vediete. Majte na pamäti, že čas strávený pred zasadnutím samým je rovnako dôležitý -ak nie ešte dôležitejší- ako skutočné stretnutie. A v neposlednom rade, bavte sa!

Preložila: Kamila Petrincová

( Ak by niekoho bavili preklady podobných článkov “Komunitného Motivačného projektu”, nech sa Nám prosím ozve na Facebook do správy )

Zdroj: Hongkiat