Prvá otázka, ktorú by ste si mali zodpovedať pri každom projekte

Ak neviete PREČO niečo robíte, je vysoko pravdepodobne, že to neurobíte dobre…

Keď cestujete na neznáme miesto, málokedy vyrazíte bez veľkého červeného krúžku okolo vášho cieľového miesta či už na fyzickej alebo virtuálnej mape. No podľa autorov článku v MIT Sloan Management Review (Otázka, ktorú by si mal zodpovedať každý projektový tím), je pozoruhodné, koľko členov tímu pri veľkých projektov začína bez jasnej predstavy o konečnom produkte.

( Toto je ďalší ČLÁNOK NAŠHO NOVÉHO PROJEKTU S NÁZVOM MotivacnyWeb.sk, ktorý je zatiaľ pre Vás Prístupný Na Facebooku )

,,Vždy, keď pozorujeme tím, ktorý sa dostal do problémov (či už z frustrácie, kvôli konfliktom alebo slabému pokroku) pýtame sa jeho členov čo ich na začiatku do projektu dostalo. Prekvapivo často zisťujeme, že tieto tímy ani len neprediskutovali čo má byť zmyslom projektu, nie že by sa na tom dokonca dohodli,’’ píšu Karen A. Brown, Nancy Lea Hyer a Richard Ettenson.

Prečo by sa tímy púšťali do niečoho na prvý pohľad hlúpeho?

Autori ponúkajú niekoľko vysvetlení, ktoré budú znieť povedome kancelárskym veteránom: od vrhnutia sa na projekt bez dostatočnej diskusie pred jeho začiatkom, cez pokusy zakryť konflikty alebo principiálne rozdiely obmedzením diskusie až po jednoduchú neschopnosť rozmýšľať aj nad iným ako najzrejmejším riešením problému. No bez rozdielu v príčinách, autori odporúčajú rovnaký liek – dobre premyslené konštatovanie PREČO.

Ako sa môže tím sám rozvíjať? Spomínaní autori zastávajú štvorstupňový prístup, ktorý sa zaoberá každou z nasledujúcich otázok:

Čo je problémom?

Autori odporúčajú sériu otázok Prečo?, ktoré pomôžu dostať sa až ku koreňu problému, teda že problémom nie je, že potrebujeme nové distribučné centrum, ale že v regióne X strácame zákazníkov kvôli dlhým dodacím lehotám. Čo odporúčajú tímom, ktoré nedokážu určiť podstatu problému je nech sa sústredia na zákazníkov, či už externých alebo interných. Keď tím napríklad definuje problém ako ‘vážnu prekážku v druhom kroku procesu‘, nútia jeho členov popísať prečo zákazníkov zaujíma prekážka v druhom kroku procesu.

Kde ho vidíme?

Slovo kde môže odkazovať na fyzickú polohu (napríklad krajinu, mesto alebo závod), na trhový segment, kategóriu produktu, stroj alebo časť procesu.

Kedy sa objavuje a kedy vznikol?

Vedieť kedy problém vznikol (problémy s dodávkami sa prvý krát objavili pred šiestimi mesiacmi) a kedy sa objavuje (problémy s dodávkami sa objavujú pravidelne, no vrcholia vždy koncom mesiaca) pomáha poskytnúť návod kde hľadať podstatu problému.

Ako veľký je problém v merateľnom význame?

Vyhadzovať veľké peniaze na riešenie problémov je rozumné len vtedy, ak je problém skutočne veľký. Takže skôr než začnete uistite sa, že nerobíte z komára somára. Vyhodnotenie rozsahu problému taktiež zahŕňa identifikáciu potenciálnych merateľných dôsledkov problému pre organizáciu. Odpovede na otázky týkajúce sa rozsahu sú kľúčové pre určenie naliehavosti projektu, jeho rozsahu a zdrojov potrebných na požadovanú odozvu celého úsilia.

Preložil: Lukáš Iskierka

( Ak by niekoho bavili preklady podobných článkov “Komunitného Motivačného projektu”, nech sa Nám prosím ozve na Facebook do správy )

Zdroj: Project-skills